Naar de content

Hoe we onze agenda laten vullen door Zoom en Teams

Een illustratie van een persoon die aan tafel zit met een boek, een kop koffie en een laptop.
Een illustratie van een persoon die aan tafel zit met een boek, een kop koffie en een laptop.
Peter Fitzverploegh

Waarom duren Zoom-meetings vaak een uur, zelfs als dat niet nodig is? Designexpert Danielle Arets geeft tips om een overvolle agenda te voorkomen.

Op haar babyshower vertelt mijn oud-huisgenoot Nicole trots hoe lang ze in verwachting is: 34 weken. De aanwezigen fronsen even. Waarschijnlijk zijn ze, net als ik, zachtjes bezig om het getal door 4 te delen. Alleen Maria, die al twee kinderen heeft, lijkt er geen moeite mee te hebben. ‘Wanneer ben jij in weken gaan denken?’, vraagt Sandra. Dat gaat vanzelf, is het antwoord. In zwangerschapsboeken lees je hoe de baby zich per week ontwikkelt, de gynaecoloog en verloskundige spreken in weken. Je doet automatisch mee.

Op vergelijkbare wijze zorgen Zoom en Teams ervoor dat we in uren denken en niet in minuten. Als je een nieuwe meeting start, staat de tijd automatisch ingesteld op een uur. Daarom duren meetings meestal een uur, of een half uur. “Als je mensen een template geeft, dan denken ze in dat template”, zegt designexpert Daniëlle Arets. “Als wij elkaar om 9:10 uur willen treffen, kost dat moeite. Je moet de tijd handmatig instellen en dat is een geklooi.”

Wat geeft het, zul je misschien denken. Dan stop je toch gewoon wat eerder, als je per se korter wil vergaderen? Maar zo eenvoudig is dat niet. Heb je een uur ingepland, dan duurt de bijeenkomst ook een uur. Arets verwijst naar de Wet van Klets: de stilzwijgende afspraak dat we de geplande vergadertijd ook daadwerkelijk volkletsen. Voor je het weet zit je de hele dag aan je scherm gekluisterd. De tijd die je eerst gebruikte om naar de volgende bijeenkomst te lopen of fietsen verdwijnt. Daarmee verliezen we een stukje flexitijd, zegt Arets.

Kan een ander design ons helpen? Arets verwijst naar de reisplanner-app van NS. Die neemt de huidige tijd over. Op de minuut precies. Daardoor ga je automatisch in minuten denken. Ook in hardloop-apps kun je tijdslotjes aanpassen op de minuut. Dat zijn slimme ontwerptoepassingen die je hier goed zou kunnen inzetten.

De reisplanner van NS neemt de huidige tijd over.

 Lianne Tijhaar

In de gedragspsychologie noemen we dit nudging. Je stimuleert mensen subtiel om zich op een gewenste manier te gedragen. Dat kan ook met meldingen. Bijvoorbeeld: ‘Weet je zeker dat deze meeting een uur moet duren?’ Of: ‘We merken dat veel van onze gebruikers vermoeid raken. Gun jezelf 10 minuten pauze.’ Volgens Arets zou zo’n ontwerp met sympathie onthaald worden, nu de klachten over Zoom-moeheid toenemen.

Kunnen we zelf al iets doen? Er bestaat ook zoiets als self-nudging. Sommige mensen plannen bewust meetings in van 45 minuten, zodat ze altijd 15 minuten pauze hebben. “Je moet zelf de regie durven pakken”, zegt Arets. “Functionele meetings kunnen prima in een 10-minuten-gesprek. Maar durf een creatieve meeting ook eens op 3 uur te zetten. Dan hoef je echt niet 3 uur met elkaar te praten, je kunt ook rustig tussendoor een wandeling maken.”

Dit soort constructies zie je al bij digitale boekenclubs en ‘Zoom-borrels’ onder vrienden, die ‘s avonds hun camera en microfoon aanzetten terwijl ze rustig door het huis scharrelen of een boek lezen. Dat doet iets met onze tijdbeleving. De berekenbare kloktijd maakt plaats voor wat Nobelprijswinnaar Henri Bergson ‘geleefde tijd’ noemde.

Weinig mensen brengen een dagdeel met collega’s door via Zoom of Teams. Terwijl dat volgens Arets best een goed idee zou zijn. “Mensen missen de vrijheid om af en toe even te klagen, of spontaan hulp aan te bieden als je merkt dat iemand ergens mee zit. Dat lukt alleen als je samen in een ruimte zit. Je belt iemand daar niet speciaal voor op.”

Een illustratie van een persoon die aan tafel zit met een boek, een kop koffie en een laptop.
Peter Fitzverploegh

Wat zijn de nadelen? Je kunt Zoom een ochtend openzetten, maar realiseer je wel dat de vier keffende terriërs van die ene collega ook aanwezig zijn. Niets is zo vervelend als de achtergrondgeluiden van een ander huishouden. Soms is muten onvermijdelijk, en daarmee is de drempel om een opmerking te maken over iets onbenulligs meteen weer terug. “Je brengt nooit écht een dag met elkaar door”, besluit Arets. Dus zijn we misschien toch beter af met een kwartiertje me-time tussen de vergaderingen door. Maar vergeet niet je wekker te zetten, want over 15 minuten word je weer verwacht.

ReactiesReageer
Serie: The Art of Zoom
Huidige publicatie