“Het niet (volledig) verstrekken van de gevraagde gegevens of het niet overleggen van de gevraagde dan wel nader gevraagde bewijsstukken heeft tot gevolg dat uw verzoek om die reden wordt afgewezen.” Een groot deel van de Nederlandse bevolking zal deze zin niet begrijpen, ook niet als ze hem nog een keertje nalezen. De zin is lang, bevat moeilijke woorden en omslachtige formuleringen, en heeft bovendien een passieve zinsconstructie. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken stelt daarom voor om deze zin te vervangen door het volgende: " Kunt u niet alle gevraagde gegevens of bewijsstukken aan ons geven? Dan moeten wij uw verzoek helaas afwijzen.".

Onbegrijpelijke taal en formulieren scoren erg hoog in de irritatie-top10, een lijst van wat burgers niet bevalt in de omgang met de overheid. De overheid is daarom vorig jaar een campagne gestart om de communicatie met de burgers te verbeteren. Zo is er voor ambtenaren een speciale website gelanceerd, Begrijpelijke formulieren, die uitlegt hoe je een goed leesbaar formulier opzet. Ook is er dit jaar voor de derde keer een schrijfwedstrijd voor ambtenaren georganiseerd door onder andere de Radboud Universiteit en de Gemeente ’s-Hertogenbosch. Komende donderdag maken zij de Best Schrijvende Ambtenaar 2008 bekend.

Automatische tekstcontrole

Tegenwoordig volgen veel ambtenaren een schrijfcursus. Maar na enige tijd gaan ze vaak weer knap ingewikkelde brieven versturen. Zij kunnen dit voorkomen door hun brieven en formulieren automatisch op leesbaarheid te laten controleren, dankzij de software van Klinkende Taal. Klinkende Taal is het resultaat van een STEVIN-project van GridLine bv, de Universiteit Utrecht, de Universiteit van Tilburg en de Universiteit Leuven. Dit project werd medegefinancierd door de Nederlandse Taalunie.

Klinkende Taal is software die de schrijver kan gebruiken in Word, maar ook als los programma of ingebouwd in een website. De software controleert niet alleen de leesbaarheid van de tekst, maar geeft ook aan waar het taalgebruik te formeel is. Hij markeert bijvoorbeeld moeilijke woorden, omslachtige formuleringen en passieve zinsconstructies en noemt mogelijke alternatieven. Ook geeft hij aan welke zinnen en alinea’s te lang zijn. De resultaten worden samengevat in een testrapport, zodat de schrijver in één oogopslag kan zien wat zijn grootste valkuilen zijn.

Gewonemensentaal

Maar wie bepaalt nou welke woorden te moeilijk zijn en welke niet? Hiervoor hebben de onderzoekers gebruik gemaakt van een ‘referentiecorpus’, een database met geluidsopnames van radioprogramma’s en alledaagse gesprekken. De taal in dit corpus wordt gezien als ‘gewonemensentaal’. Woorden en formuleringen die zelden of nooit in het referentiecorpus voorkomen, worden gemarkeerd in de tekst. De software geeft daarvoor een passend alternatief.

Passieve zinsconstructies worden vaak gezien als indirect, saai en onpersoonlijk. Vergelijk de volgende zinnen maar eens:

(1)  Het voorstel wordt door het bestuur verworpen. (2)  Het bestuur verwerpt het voorstel.

De eerste zin is in een passieve, lijdende vorm geformuleerd en de tweede in een actieve, bedrijvende vorm. De software van Klinkende Taal zoekt op vervoegingen van de werkwoorden ‘worden’ of ‘zijn’ in combinatie met een voltooid deelwoord en kan zo passieve constructies signaleren. Vervolgens kan de schrijver zelf beslissen of hij deze laat staan of dat hij de zin herschrijft naar een actieve constructie.